agosto 19, 2020

#Conferencias y #conferencistas, los básicos para una buena organización

Publicada originalmente en la Revista Convenciones

Año 25 Volumen 151

 Agosto-septiembre 2020

Actualmente, gran parte de los eventos corporativos contemplan en sus programas la participación de uno o varios conferencistas o  también, encontramos que estos (conferencistas) es la razón de ser y la esencia del mismo evento, ya de foro, seminario, convención , congreso, etc.

Y aunque parece fácil conseguir un conferencista, lo cierto es que hay que seguir un proceso ordenado y bien estructurado para poder tener la certeza que la persona elegida es la indicada para el evento en cuestión, hacerlo bien te acerca al objetivo deseado pues así puedes conseguir más asistentes, publicidad, imagen y sobre todo reputación de tu organización y del mismo evento en cuestión pero no olvides también detalles de logística, de negociación y de alcances del contrato.

Comparto contigo 6 consejos básicos.

1.- Investiga, analiza, revisa que temas son los que esta buscando tu publico meta y al mismo tiempo, monitorea en redes y en eventos similares quienes son los que están llevando la conversación y son lideres de opinión en el tema de interés. Cuando los tengas detectados, platica con ellos, conversa, así podrás saber si son el perfil ideal para tus asistentes.

2.- Match ideal . El ponente y su tema debe hacer click con tus asistentes. Piensa en ellos al establecer y buscar el perfil del ponente, ya sea por su estilo de hablar, de narrar, de contar historias, también por su dinámica para exponer, habrá quienes solo usen su voz, otros, que hagan un show de su conferencia y ello implicara quizás recursos adicionales, etc. Sé cuidadoso con este punto para no empezar mal tu proceso. Es fundamental que quien sea ponente “hable” el mismo lenguaje que la audiencia prospecto pero que también implique un nivel mayor de expertisse, vamos, que quien lo escuche, aprenda de esa persona.

3.- Cuando ya tengas al ponente, infórmale que audiencia tendrá, perfil, intereses, objetivos, de donde viene, la hora en que será su tema, quien le antecede, quien le precede, parece simple, pero no es lo mismo abrir una conferencia a las 08:00 am con estudiantes que traen tras de si un trayecto de 5 horas en autobús,  imaginate el cansancio. Y al mismo tiempo, como un show, debes de considerar el timming perfecto, quien debe abrir, quien debe cerrar, a quien pones en el intermedio para que la gente se quede. Organizar un ciclo de conferencias es como un juego de ajedrez, cada pieza, cada movimiento es estratégico para la siguiente jugada.

4.- Considera los tiempos ideales en un día de conferencias. No truenes a tu público ni a tus ponentes.

Lo ideal es que de una jornada de 12 horas,  dediques hasta  6 horas para programar a tus conferencistas, aquí puedes tu planear desde participaciones de 15 a 20 minutos (Formato TED) o hacer bloques de 45 minutos donde puedan participar hasta 6 ponentes.  Pero ojo, los estudios muestran que luego de 20 minutos, el umbral de atención del espectador hacia el ponente disminuye , por lo que si tienes charlas de 45 a 60 minutos, pídele a tu speaker que las convierta en 3 minipresentaciones en una, así quizás no se distraigan.

Continua la lectura en http://meetingsmexico.com/digital/convenciones/dc/#

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