mayo 27, 2020

Recomendaciones para la #organización de un #evento en sitio, en tiempos del #coronavirus

Volver a los eventos presenciales implicará, desde su planeación, todo un reto donde los aspectos de seguridad y salud serán fundamentales y se convertirán en los pilares sobre los cuales se sustente un evento.

Aunque aún no regresamos a los eventos con la misma cantidad de asistentes y los formatos conocidos, tenemos ya eventos con formatos híbridos, donde tenemos una parte virtual y otra presencial, ya sea porque está abierto a los medios o ciertos invitados.

En el caso de los eventos que tendrán un alcance digital, aunque sean sin público o virtuales se requieren de controles estrictos pues habrá personal de apoyo, desde los que operan el espacio, los que hacen las conexiones, los de limpieza, seguridad, técnicos, proveedores y los que participan en el mismo evento.

Lo cierto es que aunque hay mucha información (teoría) todavía es poca la práctica que se tiene y esto implica entonces que las formas de organizar y visualizar un evento cambien radicalmente. Por ello, y desde la experiencia, comparto una serie de recomendaciones:

EN LOS PREPARATIVOS.

Al ir al espacio, sede o venue donde será la actividad se debe considerar:

1.- Es obligatorio usar cubrebocas en todo momento. En caso de que alguien llegue sin él o este esté ya muy usado (más de 8 horas de uso) se le debe proporcionar uno.

2.- Debe haber personal de salud o comisionado que lleve la bitácora de acceso con el registro de toda persona que ingresa al espacio a la que previamente se le toma su temperatura, se le da alcohol en gel, se registra y se le aplica el cuestionario de sintomatología. Este filtro debe estar presente todo el tiempo que sea necesario y todos deben ser revisados. Se sugiere haya solo una entrada, en caso de tener otra y deba mantenerse, es necesario entonces tener un segundo filtro.

3.- Mantener una distancia de 1.5 como mínimo entre persona y persona

4.- Habilitar una sola entrada y una sola salida, cuidando también las indicaciones de protección civil en cuanto a temas de salidas de emergencia. Esto porque si tenemos un acceso sin control o filtro, puede ingresar alguien que puede romper el sello establecido de acceso y control.

DURANTE EL EVENTO

Cada sede es especial y tiene sus características y complejidades. Habrá espacios donde pueda ser fácilmente bloqueadas secciones o áreas, en otras, habrá que hacer modificaciones, pero lo que es cierto es que vale más exagerar que quedarse cortos.

1.- La distancia mínima es de 1.5 hacia el frente, atrás y los costados. Hay que marcar los espacios donde la gente pueda sentarse y los espacios donde no, de tal manera que evitemos tumultos y nudos. De preferencia deben dejarse filas intermedias vacías a manera de una utilizada, otra bloqueada.

2.- Se deben trazar rutas visibles de entrada y salida. La entrada debe ser por secciones, procurando sea ágil el acceso y por supuesto, cuidando la distancia de por medio. La salida igual, salen primero los más cercanos a la puerta o salida habilitada. Mientras tanto, las demás personas deben esperar en su lugar.

3.- Las indicaciones deben darse en la invitación o convocatoria, a su llegada, en el sonido local mientras el acto inicia y al finalizar el evento.

4.- Los accesos al evento deben ser controlados. Se debe saber quien asiste y tener sus datos actualizados de contacto.En la invitación se le debe comunicar las medidas que se tomarán, los requisitos para ingresar, la duración del evento, las particularidades y los accesos habilitados.

5.- En un primer filtro, se toma temperatura, se les proporciona gel y cubrebocas si es que no lo trae o bien, se le cambia por uno nuevo (los cubrebocas usados se depositan en un contenedor con bolsa) y se le aplica cuestionario, si la autoridad sanitaria no detecta una temperatura alta o síntomas visibles, el acceso se da. La persona pasa al segundo filtro donde se verifican sus datos (quienes están comisionados portaran cubrebocas y mascarilla) y pasa al cuarto filtro, que es donde se ubica el tapete sanitizante donde deberá «desinfectar» su calzado, se le vuelve a dar gel y entonces ingresa al espacio que estará marcado con puntos o marcas visibles donde el invitado, con sana distancia, puede esperar el ingreso ordenado y controlado.

6.- El acceso a los baños se controla de tal manera que no haya más de 3 o 4 personas al mismo tiempo. Para esto, se señalizan los puntos de espera y se establece una persona que, con cubrebocas, al igual que todos los colaboradores de los filtros previos, va controlando los accesos.

7.- El cuarto filtro o control es al ingresar a la sala donde se le vuelve a dar alcohol en gel y siguiendo el camino trazado, accede a su lugar o espacio asignado. Ahí deberá permanecer hasta que el evento termine, si por alguna razón debe salir o hacer uso de los servicios, saldrá por la salida habilitada y deberá ingresar por el acceso donde está el cuarto filtro donde nuevamente se le coloca gel en sus manos, esto siempre y cuando NO salga del edificio, en caso de hacerlo, deberá realizar todo el proceso desde el filtro 1.

8.- Previo al inicio del evento, en el sonido local se dan a conocer los protocolos de salud establecidos, las rutas de salida así como las indicaciones de permanecer en su lugar, no abrazar ni tocar a sus compañeros y salir por bloques al término del evento.

AL FINALIZAR EL EVENTO

Las medidas de salud deben seguir hasta que el evento termine y no haya más personas en el recinto o espacio.

1.- Se debe establecer salidas suficientes para evitar cuellos de botella. Al salir se les proporciona nuevamente alcohol en gel.

2.- Si a la salida hay grupos o personas platicando muy cerca una de otra, se les pide que guarden su distancia y se les conmina a salir, para cerrar el espacio y evitar que se formen otros grupos.

3.- Si bien ya no debe haber acceso al espacio, conviene tener siempre una guardia con el termómetro digital y un registro. Más vale.

RECOMENDACIONES

El anfitrión u organizador debe llevar un registro o relación de las acciones y medidas implementadas, los resultados, las observaciones, los tiempos así como las oportunidades y debilidades de esta manera se puede para revisar su viabilidad y efectividad, así como poder escalar el aforo cuando los semáforos cambien y se permitan eventos con mayor número de asistentes.

Cada evento es único, así como el espacio es diferente, por ello, vale la pena siempre revisar lo que ha hecho y lo que se puede hacer, NO confiarse ni pensar que lo que hicimos con anterioridad será suficiente.

Capacitar e informar es de vital importancia. Todos los involucrados deben saber que sucederá, qué medidas se tomarán para salvaguardar su salud y además, hacerlos partícipes de las decisiones para tener diferentes visiones que coadyuven al evento en todos sus aspectos.

El uso correcto el cubrebocas es fundamental y debe ser usado en todo momento, y al mismo tiempo, se debe ser responsable y conciente de nuestras acciones, quizás sea molesto no poder saludar de mano, o queramos quitarnos el cubrebocas por incomodidad. Pero al hacerlo, nos ponemos en riesgo nosotros, nuestros compañeros y familiares.

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Las primeras acciones que hagamos entorno a la organización de un evento sentarán precedentes y eso será, luego un hábito y una rutina. Hacerlo bien, con la asesoría de las autoridades de salud y los equipos participantes redundarán en un mejor regreso, paulatino si, pero con estrategia hacia la nueva normalidad

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